De nieuwste trend in het organiseren van vergaderingen is outdoor vergaderen. ‘Outdoor’ is hierbij letterlijk te nemen, want men zoekt de openlucht op, of dit nu op een terras, in het park of zelfs midden in het bos is. Dr. Wilbert van Vree, directeur Vergaderkundig Bureau Van Vree:
Frisse lucht, zonlicht en rustgevend groen doen immers wonderen voor de creativiteit en motivatie van mensen.
Trouw aan haar imago van vooruitstrevend bedrijf, zet hotelketen Crowne Plaza in op deze opkomende trend van outdoor vergaderen. De hotelketen ontwikkelde speciale outdoor meetingfaciliteiten, rekening houdend met de kwaliteits- en comfortwensen van haar zakelijke klanten.
Omgeving bepaalt succes
Onderzoek toont aan dat in het vergaderproces vier aspecten onderscheiden kunnen worden: de inhoud, de werkwijze of procedure, de interactie of samenwerking tussen de aanwezigen en de fysieke omgeving. Tot voor kort ging alle aandacht uit naar de inhoud (het behalen van resultaten, zijn gelijk krijgen of een discussie winnen) en verdwenen de drie andere aspecten naar de achtergrond. Elk van de vier aspecten draagt echter bij tot het succes of falen van een vergadering.
Steeds meer focus op niet-inhoudelijke aspecten van vergaderen
Tegenwoordig wordt echter steeds meer aandacht besteed aan de niet-inhoudelijke aspecten van het vergaderen en verschuift de focus naar de fysieke omgeving. Zo zijn er locaties waar op verzoek naast de zaal en het meubilair ook de lichtkleur, eventuele muziek en zelfs de geur op het doel van de bijeenkomst afgestemd kan worden.
Vergaderexpert Dr. Wilbert van Vree bevestigt:
Er is een hoopvolle evolutie: steeds meer worden de belangrijkste eisen aan vergaderingen geformuleerd in termen van doelmatigheid en inspiratie, waarbij de omgangs- en vergadervormen losser, informeler en flexibeler zijn geworden. We kunnen spreken van een volgende stap in de algemene trend van informalisering: vergaderingen worden opnieuw momenten van samenzijn, zoals dit initieel bedoeld was.
Buiten vergaderen bij Crowne Plaza
Hotelketen Crowne Plaza speelt als trendsetter en referentie in businesshotels in op de nieuwe trends in vergaderen en biedt haar hotelgasten vanaf heden de mogelijkheid om ook buiten te vergaderen*. Daarbij worden WiFi, meubilair, bureaumateriaal en presentatiemiddelen ook buiten aangeboden.
Voor wie liever toch binnen blijft (of last heeft van hooikoorts) blijft Crowne Plaza sowieso dé referentie voor de zakenreiziger met een ijzersterk aanbod in vergaderfaciliteiten.
Tips van vergaderexpert Dr. Wilbert van Vree
Een goede voorbereiding is cruciaal voor elke vergadering: zet voor de vergadering goed op een rijtje wat je wil bereiken en kies op basis hiervan de beste vergadervorm. Bepaalde vergadervormen lenen zich immers beter voor bepaalde types vergaderingen dan anderen. Waar een korte vergadering met een kleine groep perfect staand kan worden uitgevoerd, een vergadervorm die enkele jaren geleden sterk opkwam, leent een outdoor vergaderplek zich uitstekend tot creatieve en strategische sessies.
Wist u dat…
Brainstormsessies goed gedijen bij geel licht, rustige instrumentale muziek, actieve zitplaatsen en een sinaasappel- of kaneelgeur? Je voor beslissende momenten waarop knopen moeten worden doorgehakt beter kiest voor rood licht, geen achtergrondmuziek, stevige stoelen en een rozemarijn- of cedergeur?
Het kantoor herinnert mensen te veel aan het dagelijks werk. Daardoor maken ze niet voldoende tijd vrij, blijven ze gefocust op hun eigen taken en vinden ze het lastig om in het bedrijfsbelang te denken. In een natuurlijke omgeving wordt kunstlicht ingeruild voor de zon, airco voor de buitenlucht en witte wanden voor een groene oase. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat dit het concentratievermogen aanzienlijk bevordert. Dit verhoogde concentratievermogen countert het feit dat je misschien net iets sneller bent afgeleid dan bij vergaderingen binnenshuis.
Sinds 1994 analyseert Dr. Wilbert van Vree de vergaderkosten en -cultuur van talloze organisaties met zijn bedrijf Vergaderkundig Bureau Van Vree, het eerste trainings- en adviesbureau dat geheel gespecialiseerd is in vergaderen.
*Aanbod alleen geldig in Crowne Plaza hotels in de Benelux met buitenfaciliteiten. Voor meer informatie en details van alle hotels, bezoek www.crowneplaza.com
